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在中國稅務和海關很多是有相聯性的,但操作起來卻因很多共同資料沒有連網、各地標準寬鬆不一、海關與稅務單位經辦窗口標準不一,很多事情會有多重標準,甚至在問不同經辦會有不同的答案;

 

今天帶著公司財務和關務跑了趟上海出口加工區拜訪客戶,為了一個出日本機種因客戶要求改變關務與發票的流程,造成了要補稅結果,去之前在公司內部已經造成一些炮火效應,都在追究是關務或財務哪個環節出了問題 !

 

但是在我看來,未善盡內部溝通才是真正主因,客戶的來信詢問,營業文員只是口頭上問了關務『出不出的了日本?』,關務回:『出的了。』於是營業就回覆客戶理所當然認為的可以配合客戶變更交易模式,接著財務按照營業的發票申請書開出發票,三月份的單到現在準備核銷退稅了,國稅局發現發票上開的非物流園或境內,就要求進行補稅之義務,才讓一連串的事情有所追朔....

 

在這之前已經聽到許多指責:『財務開發票不曉得不能退稅喔~! 問關務難道她們沒有財務的退稅知識嗎?』

 

老實說我聽到我心理差點沒吐血,這種交易模式改變的問題,過去其他客戶有變更時都是有經過討論程序,但此次財務課長與我都未曾收到電話詢問、會議通知、更未見內部信件抄送,直到事情發生了,訊息信件才有匯整到我們這端的"開始";

 

另外探討公司內部流程,財務開發票的出納是開出『客戶與我們交貨的產品的數量與金額對帳確認後的結果發票』,對內作業都如實無誤開出了;對外,是否可以厲害到客戶改一個發票地址,國稅局官員因此不給退稅,老實說都要核銷後稅務蓋章才知道,要在開票當下確認是否沒問題,若是沒有事先問,不要說財務課長,就連我都覺得困難了,因為官方標準,你沒遇到、你沒問過,光是靠知識理論,也沒有人敢說出100%肯定的話;

 

今天在開會也是,這樣很妙的事也是在客戶公司上演著,一間國際級跨國大公司財務搞不清楚狀況、關務也搞不清楚狀況,加上採購端,根本是活在三個世界的生活,尤其是財務她們非走物流區卻讓採購要求供應商開了美金出口發票,結果自己公司也開了出口發票給日本,等同沒有境內採購的進項發票,公司的流程是嚴重疏失,也違反帳務的『基本常識』;

 

會議上一連串的追根究底,到底怎麼發生的?客戶端負責的採購面有難色說:『是上面的日本老大決定的。』在客戶公司內日本老大異想天開交易模式改變,也未經她們公司財務和關務開會推演是否合理,採購就直接將要求PASS到我們公司;於是財務與關務就很理所當然的反過來指責採購『為何都不內部先開會確認就發給客戶這樣的決定??』(對方的財務與關務真是說到我們的心坎裡~~!!);

 

在我們公司也是,我司接到客戶的詢問,也都是口頭很簡單的帶過詢問,只問關務出不出的了、稅金的事情也沒人去問財務,像是這類影響到退稅的東西,就連客戶端的財務資深經理未遇過,會上都說要再親自去詢問國稅局確認,更何況是我司呢? 若是反過來又責怪公司內部的人員知識不足,而不去思考整個流程失誤的主因為『溝通不足,未正視問題癥結』,那相同的事情將會不斷的上演;

 

今天這件事情,讓我心理很多感觸,很多事情事可以預知、可討論的,因未謹慎面對溝通,盲目的認為總是有關務端、財務端進行檢查,但孰不知許多流程也並非她們經歷過,若是沒遇過的,沒有經官方退件,沒有人有自信這樣的操作流程符合的了『知識理論』,但是否符合的了『現實操作』。

 

最終

事前溝通 VS 事後補強

代價究竟哪個大呢?

 

客戶那邊今天還很客氣的說,需要我們派車送妳們回去嗎?今天很不好意思讓妳們跑這趟,下次我們會確認清楚,並且知會大家共同開會一起確認比較保險,客戶端的態度謙虛客氣,最終彼此會心的了解問題的癥結在哪,回程的路上覺得親自來溝通這趟,值得。

 

 

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